Jak bardzo złożone jest przygotowanie oferty w zakładzie produkcyjnym, wiedzą pracownicy bezpośrednio uczestniczący tym procesie. Właściwe przygotowanie oferty wymaga konsultacji z wielu działów w firmie (magazyn, produkcja, zakupy, dział technologiczny, konstrukcyjny itd.). To właśnie z myślą o wsparciu i skoordynowaniu prac w tym obszarze powstał Moduł Ofertowania, w systemie dataERP.
Rozbudowane mechanizmy ofertowania pozwalają w łatwy i szybki sposób realizować prace nad przygotowaniem oferty, dzięki kompleksowym informacjom, dostępnym w zintegrowanym systemie dataERP.
Spróbujmy wspólnie prześledzić przykładowy proces przygotowania oferty, który w zależności od specyfiki branży i produktu może przybierać mniej lub bardziej rozbudowane formy. System dataERP wspomaga przygotowanie ofert dot. zarówno produktów dostępnych w bieżącej ofercie przedsiębiorstwa, jak i również dedykowanych produktów pod indywidualne zamówienia. Zobaczmy w jaki sposób system dataERP wspomaga użytkowników w procesie przygotowania oferty na dedykowany produkt.
Rejestracja zapytania ofertowego
Zapytanie ofertowe przesłane przez klienta jest rejestrowane w systemie, w postaci oferty z unikalnym numerem identyfikacyjnym. W systemie rejestrowane są wszystkie dostarczane przez klienta informacje związane z zapytaniem ofertowym (specyfikacje, parametry produktu, rysunki technologiczne). System umożliwia sprecyzowanie zakresu wymaganych informacji niezbędnych do przygotowania oferty dla poszczególnych grup ofertowanych produktów.
Weryfikacja informacji wymaganych do przygotowania oferty
Dział ofertowania weryfikuje dostępność informacji do przygotowania oferty tj.:
- Czy istnieje dokumentacja (konstrukcyjna, technologiczna) dot. produktu? – Dział konstrukcyjno-technologiczny przygotowuje specyfikację produktu oraz technologiczny proces jego wytworzenia. System dataERP zapewnia dostęp do danych ułatwiających sprawne przygotowanie produktu (np. technologie dla produktów o podobnych parametrach, wykorzystanie technologii zbiorczych itp.)
- Weryfikacja dostępności materiałów, surowców. – Dział Zakupów dzięki wsparciu systemu dataERP, weryfikuje czy wymagane materiały i surowce są dostępne na stanie magazynowym lub sprawdza ich dostępność w procesie zakupu.
- Weryfikacja/aktualizacja cen materiałów i surowców. – Dział Zakupów w oparciu o dane pochodzące z Modułu Zakupowego, określa koszty zakupu poszczególnych materiałów i surowców wymaganych do realizacji oferty.
- Weryfikacja dostępności zasobów produkcyjnych (maszyny, urządzenia, narzędzia, ludzie). – Dział Planowania Produkcji wykorzystując mechanizmy planowania i harmonogramowania zleceń produkcyjnych w systemie dataERP, określa możliwości realizacji oraz szacunkowe terminy wykonania zamówienia.
Kalkulacja oferty cenowej
Kalkulacja oferty cenowej obejmuje analizę poszczególnych składników kosztowych ofertowanego produktu (materiały, robocizna, koszty sprzedaży, koszty ogólnowydziałowe, narzuty itd.). System dataERP zapewnia dostęp do kompletnych danych niezbędnych do przygotowania warunków oferty. Wszystkie dane przygotowywane przez poszczególne działy są dostępne w przejrzystej i uporządkowanej formie, pozwalającej dodatkowo na tworzenie symulacji różnych poziomów cenowych oferty za pomocą narzutów i innych wskaźników uwzględnianych w kalkulacji (np. wskaźnik ryzyka poziomu realizacji, wskaźniki narzutu kosztów itp.).
Wersjonowanie oferty
System dataERP umożliwia przygotowanie wielu wariantów i wersji w zależności np. od procesu technologicznego, wykorzystanych materiałów, zamawianych ilości itp.
Szablon oferty
W systemie dataERP są dostępne dedykowane mechanizmy pozwalające na przygotowanie ofert w spersonalizowanych szablonach, formatach plików (pdf, excel itd.)
