Moduł Zarządzanie Serwisami

Moduł Zarządzanie Serwisami w DataERP umożliwia zarządzanie usługami świadczonymi przez firmę, obejmując obsługę zamówień, harmonogramowanie zleceń, śledzenie postępu prac oraz fakturowanie usług. Dzięki temu modułowi firmy mogą efektywnie planować, monitorować i rozliczać działania serwisowe, co przyczynia się do zwiększenia jakości obsługi klienta oraz optymalizacji procesów operacyjnych.

Jak to działa?

1. Zgłoszenie serwisowe

Klient kontaktuje się z firmą za pomocą różnych kanałów komunikacji, takich jak telefon, e-mail lub formularz internetowy, zgłaszając problem z produktem lub usługą. Pracownik obsługi klienta rejestruje zgłoszenie w systemie DataERP, gromadząc wszystkie istotne informacje, takie jak dane klienta, opis problemu oraz szczegóły dotyczące produktu lub usługi.

2. Rejestracja zgłoszenia

Zgłoszenie jest rejestrowane w systemie DataERP, gdzie można znaleźć kompletny zbiór informacji dotyczących zgłoszenia, obejmujący historię komunikacji z klientem, szczegóły techniczne i daty poprzednich interakcji. Pracownicy obsługi klienta mogą przypisać priorytety, kategorie lub odpowiednie działania do zgłoszenia, zapewniając bardziej skuteczną obsługę.

3. Planowanie zlecenia

System DataERP automatycznie planuje termin realizacji zgłoszenia, uwzględniając dostępność zasobów i priorytety związane z danym zgłoszeniem. Pracownicy mogą przeglądać dostępne zlecenia, zarządzać harmonogramem oraz przypisywać odpowiednie zasoby, zapewniając efektywną organizację prac serwisowych.

4. Przypisanie zlecenia do serwisanta

Po rejestracji zgłoszenia, system przypisuje odpowiedniego serwisanta do zadania, co skutecznie organizuje proces realizacji prac serwisowych. Dzięki przypisaniu zlecenia konkretnemu serwisantowi możliwa jest szybka interwencja i minimalizacja czasu oczekiwania klienta na rozwiązanie problemu. Ten etap zapewnia również klarowną odpowiedzialność za zadanie oraz efektywną koordynację działań serwisowych w firmie.

5. Realizacja usługi

System wspiera realizację usługi serwisowej poprzez dedykowane narzędzia do zarządzania zleceniami, umożliwiając planowanie terminów, przypisywanie zadań i monitorowanie postępu prac. Serwisanci mają dostęp do szczegółowych informacji dotyczących zgłoszeń oraz dokumentacji technicznej, co ułatwia skuteczną diagnozę i rozwiązanie problemu. Mobilna aplikacja umożliwia rejestrację czasu pracy, dodawanie notatek i sporządzanie raportów na miejscu realizacji usługi.

6. Monitorowanie postępu prac

Interfejs użytkownika umożliwia zarządzanie zleceniami, przeglądanie ich statusu oraz śledzenie kolejnych etapów realizacji. Dodatkowo, system generuje powiadomienia i raporty, informując o postępie prac oraz ewentualnych opóźnieniach, co umożliwia szybką reakcję i dostosowanie planów działania. Serwisanci mogą również regularnie aktualizować status zleceń oraz wprowadzać komentarze, co zapewnia transparentność i łatwą komunikację w zespole serwisowym.

7. Kontrola jakości

System umożliwia definiowanie kryteriów jakościowych oraz prowadzenie inspekcji, ocen i testów w ramach procesu serwisowego. Dodatkowo, serwisanci mają dostęp do szczegółowych wytycznych dotyczących standardów jakości oraz możliwość dokumentowania przeprowadzonych działań i wyników kontroli. System generuje również raporty z wynikami kontroli jakości, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz zapewnienie zgodności z oczekiwaniami klienta i standardami firmy.

8. Fakturowanie usługi

System wspiera fakturowanie usługi poprzez automatyczne generowanie faktur na podstawie wykonanych prac serwisowych oraz zużytych materiałów. Dodatkowo, umożliwia śledzenie czasu pracy serwisantów oraz kosztów związanych z usługą, co pozwala na precyzyjne rozliczanie klientów. System umożliwia również personalizację faktur oraz integrację z systemami księgowymi, co ułatwia proces księgowania i raportowania finansowego.

9. Zakończenie zlecenia

System wspiera zakończenie zlecenia poprzez umożliwienie serwisantom dokumentowania wykonanych prac oraz generowanie raportów końcowych. Dodatkowo, po zakończeniu usługi serwisowej, system automatycznie aktualizuje status zlecenia oraz generuje niezbędne dokumenty, takie jak protokoły odbioru czy raporty serwisowe. Serwisanci mogą również zbierać opinie od klientów i oceniać jakość wykonanej usługi, co pozwala na ciągłe doskonalenie procesu serwisowego i zwiększenie satysfakcji klientów.

Obejrzyj więcej materiałów wideo