Moduł Zarządzanie Serwisami
Moduł Zarządzanie Serwisami w DataERP umożliwia zarządzanie usługami świadczonymi przez firmę, obejmując obsługę zamówień, harmonogramowanie zleceń, śledzenie postępu prac oraz fakturowanie usług. Dzięki temu modułowi firmy mogą efektywnie planować, monitorować i rozliczać działania serwisowe, co przyczynia się do zwiększenia jakości obsługi klienta oraz optymalizacji procesów operacyjnych.
Jak to działa?
1.
Zgłoszenie serwisowe
Klient kontaktuje się z firmą za pomocą różnych kanałów komunikacji, takich jak telefon, e-mail lub formularz internetowy, zgłaszając problem z produktem lub usługą. Pracownik obsługi klienta rejestruje zgłoszenie w systemie DataERP, gromadząc wszystkie istotne informacje, takie jak dane klienta, opis problemu oraz szczegóły dotyczące produktu lub usługi.
2.
Rejestracja zgłoszenia
Zgłoszenie jest rejestrowane w systemie DataERP, gdzie można znaleźć kompletny zbiór informacji dotyczących zgłoszenia, obejmujący historię komunikacji z klientem, szczegóły techniczne i daty poprzednich interakcji. Pracownicy obsługi klienta mogą przypisać priorytety, kategorie lub odpowiednie działania do zgłoszenia, zapewniając bardziej skuteczną obsługę.
3.
Planowanie zlecenia
System DataERP automatycznie planuje termin realizacji zgłoszenia, uwzględniając dostępność zasobów i priorytety związane z danym zgłoszeniem. Pracownicy mogą przeglądać dostępne zlecenia, zarządzać harmonogramem oraz przypisywać odpowiednie zasoby, zapewniając efektywną organizację prac serwisowych.
4.
Przypisanie zlecenia do serwisanta
Po rejestracji zgłoszenia, system przypisuje odpowiedniego serwisanta do zadania, co skutecznie organizuje proces realizacji prac serwisowych. Dzięki przypisaniu zlecenia konkretnemu serwisantowi możliwa jest szybka interwencja i minimalizacja czasu oczekiwania klienta na rozwiązanie problemu.
5.
Realizacja usługi
System wspiera realizację usługi serwisowej umożliwiając planowanie terminów, przypisywanie zadań i monitorowanie postępu prac. Serwisanci mają dostęp do szczegółowych informacji dotyczących zgłoszeń. Mobilna aplikacja umożliwia rejestrację czasu pracy, dodawanie notatek i sporządzanie raportów na miejscu realizacji usługi.
6.
Monitorowanie postępu prac
Interfejs użytkownika umożliwia zarządzanie zleceniami, przeglądanie ich statusu oraz śledzenie kolejnych etapów realizacji. Dodatkowo, system generuje powiadomienia i raporty, informując o postępie prac oraz ewentualnych opóźnieniach, co umożliwia szybką reakcję i dostosowanie planów działania.
7.
Kontrola jakości
System umożliwia definiowanie kryteriów jakościowych oraz prowadzenie inspekcji, ocen i testów w ramach procesu serwisowego. Dodatkowo, serwisanci mają dostęp do szczegółowych wytycznych dotyczących standardów jakości oraz możliwość dokumentowania przeprowadzonych działań i wyników kontroli.
8.
Fakturowanie usługi
System wspiera fakturowanie usługi poprzez automatyczne generowanie faktur na podstawie wykonanych prac serwisowych oraz zużytych materiałów. Dodatkowo, umożliwia śledzenie czasu pracy serwisantów oraz kosztów związanych z usługą, co pozwala na precyzyjne rozliczanie klientów.
9.
Zakończenie zlecenia
System wspiera zakończenie zlecenia poprzez umożliwienie serwisantom dokumentowania wykonanych prac oraz generowanie raportów końcowych. Dodatkowo, po zakończeniu usługi serwisowej, system automatycznie aktualizuje status zlecenia oraz generuje niezbędne dokumenty, takie jak protokoły odbioru czy raporty serwisowe.