Moduł Zamówienia

Moduł do obsługi zamówień w systemie DataERP automatyzuje proces tworzenia zamówień oraz przyspiesza wystawianie ofert, eliminując błędy i zapewniając szybki dostęp do potrzebnych informacji. Pozwala na składanie zamówień przez stronę www z wcześniej zdefiniowanych parametrów lub integrację ze sklepem internetowym, co usprawnia proces sprzedaży i ułatwia obsługę klientów.

Jak to działa?

1. Tworzenie zamówienia

W DataERP użytkownik po zalogowaniu się wybiera odpowiedniego kontrahenta oraz produkty/usługi, a następnie skonfigurowuje zamówienie, dostosowując parametry do indywidualnych potrzeb. Po potwierdzeniu zamówienia generowany jest dokument zamówienia, który może być przekazany do realizacji, a użytkownik może śledzić postęp zamówienia poprzez aktualizacje statusu w systemie.

2. Weryfikacja danych

System automatycznie analizuje wprowadzone dane (dostępność produktów, poprawność cen, terminy dostawy itp.) i informuje użytkownika o ewentualnych błędach lub ostrzega przed potencjalnymi niezgodnościami, zapewniając dokładność i rzetelność procesu biznesowego. Użytkownik ma możliwość korekty błędów przed zatwierdzeniem zamówienia, co minimalizuje ryzyko popełnienia pomyłek i zapewnia skuteczność operacyjną.

3. Zatwierdzenie zamówienia

Po przeglądzie podsumowania zamówienia, użytkownik potwierdza poprawność wszystkich danych, w tym produktów, ilości, cen i terminów dostawy. Następnie system generuje odpowiedni dokument zamówienia, który jest przekazywany do dalszej realizacji, zapewniając spójność procesu oraz umożliwiając śledzenie postępu zamówienia. Użytkownik otrzymuje potwierdzenie zatwierdzenia zamówienia oraz informacje o jego dalszym statusie, co ułatwia kontrolę nad całym procesem zamówienia.

4. Przekazanie do realizacji

Po zatwierdzeniu zamówienia, system automatycznie przekazuje je do realizacji, informując odpowiednie działy lub pracowników o konieczności podjęcia działań. Dalszy proces obejmuje przygotowanie towarów lub usług do wysyłki, nadzór nad terminowością dostaw oraz aktualizację statusu zamówienia w systemie w celu umożliwienia śledzenia postępu przez użytkowników. Przekazanie do realizacji zapewnia płynne przejście od etapu zamówienia do etapu dostawy.

5. Realizacja zamówienia

System ułatwia przygotowanie towarów lub usług do wysyłki przez odpowiednie działy lub pracowników, zgodnie z ustalonymi terminami oraz specyfikacją zamówienia. Proces ten może również zawierać etapy takie jak pakowanie, etykietowanie, kontrola jakości oraz przygotowanie dokumentów niezbędnych do wysyłki. Po zakończeniu procesu realizacji zamówienia, system aktualizuje jego status, informując użytkowników o gotowości do wysyłki i umożliwiając dalsze śledzenie postępu.

6. Aktualizacja statusu

Aktualizacja statusu umożliwia automatyczne informowanie użytkowników o jego postępie. W trakcie realizacji zamówienia status może być aktualizowany automatycznie na podstawie osiągniętych etapów, takich jak przygotowanie towarów do wysyłki, wysłanie przesyłki, a także ręcznie przez użytkowników, którzy mogą wprowadzać zmiany w statusie w zależności od potrzeb. Ta funkcja umożliwia śledzenie postępu zamówienia w czasie rzeczywistym oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad jego przebiegiem.

7. Zakończenie zamówienia

Zakończenie zamówienia w DataERP obejmuje dostarczenie towarów lub usług klientowi zgodnie z ustalonymi warunkami oraz potwierdzenie odbioru. Po dostarczeniu zamówienia system automatycznie zamyka zamówienie, archiwizując dane związane z transakcją i aktualizując status zamówienia na "zakończone". Użytkownicy mogą również otrzymać powiadomienie o zakończeniu zamówienia oraz dostęp do dokumentacji związanej z realizacją zamówienia w celu ewentualnych dalszych działań.

Obejrzyj więcej materiałów wideo